공방 사장님 개인정보 준수법

수원 영통의 10평 금속공방은 주문제작 위주로 연매출 1억8천만 원 규모, 부부 포함 2인 운영이었다. 초기에 고객정보는 수기 명부와 휴대폰 메모에 흩어져 있었고, 반품·A/S 시 분실이 잦았다. 점검 체계를 세운 뒤 6개월 만에 재구매율이 32%에서 60%로 28%p 상승했고, 민원·과징금 리스크 0건, 감사 대응 시간은 3일에서 4시간으로 단축됐다. 사업의 본질은 신뢰다. 신뢰는 개인정보를 다루는 손끝의 태도에서 시작된다.

초기엔 주소·연락처가 적힌 종이 주문서가 두 상자에 뒤섞여 있었다. 창고 습기로 잉크가 번졌고, 파손된 서류를 폐지와 함께 내놓을 뻔한 일도 있었다. 한 고객이 “내 정보가 안전한가요?”라 묻던 날, 사장은 말문이 막혔다. 장기적으로 보면 비용은 과징금보다 신뢰 상실에서 터진다. 30년을 돌아보며 깨달은 건, 문제는 기술이 아니라 태도라는 점이다.

유출 의혹 민원으로 지자체 점검 예고가 왔다. 밤샘 정리로도 구조는 바뀌지 않았다. 그때 결심했다. ‘모으기’가 아니라 ‘필요 최소만, 목적대로, 끝나면 지우기’로. 드러커가 말한 “불필요를 버리는 용기”를 법 준수에 적용했다. 김수환 추기경의 “이웃과 함께”라는 말처럼 고객을 이웃으로 대하기로 했다. 시스템을 바꾸면 태도도 바뀐다.

무료 설문 도구로 전자동의 폼을 만들고, 필수·선택 항목을 분리했다. 필수는 이름·연락처·수령정보, 선택은 마케팅 동의로 구분해 체크박스에 설명을 붙였다. 종이 양식은 QR로 대체, 종이는 즉시 스캔 후 파쇄했다. 수집 목적·보유기간·제3자 제공 여부를 폼 상단에 명확히 표기하니 고객의 질문이 줄었다. 작은 공방일수록 폼은 짧고 명료해야 한다.

고객카드 1,284건을 스캔해 암호화 폴더로 이관하고 파일명 규칙(주문번호_날짜_이니셜)을 통일했다. PC는 기본 암호화와 화면잠금 5분, 외장 저장매체 사용 금지 스티커를 붙였다. 종이 원본은 잠금 서랍 한 칸에 라벨링해 목적별로 분리했다. 접근권한은 사장·배우자 2인으로 제한, 비밀번호는 분기마다 교체했다. 질서는 신뢰의 다른 이름이다.

주문·A/S·영수증별 보유기간표를 만들어 벽에 붙이고, 캘린더 앱에 월 1회 ‘파쇄데이’를 반복 등록했다. 전자파일은 보유기간 만료 시 휴지통 거치 없이 즉시 영구삭제, 종이는 크로스컷 파쇄 후 사진으로 로그를 남겼다. 정정·삭제 요청 창구를 명시하니 고객 불만이 문의로 바뀌었다. 끝을 정해두면 시작이 가벼워진다.

택배사·수리업체와 처리위탁 문구를 계약서에 추가하고, 책임 범위와 사고 통지 절차를 넣었다. 작업장 CCTV에는 설치 목적·관리책임자·보관기간을 표기한 표지판을 교체했다. 출입대장에는 방문 목적만, 주민번호 등 과잉 정보는 금지. 작은 문구 하나가 분쟁을 막는다. 약속을 보이게 만드는 것, 그것이 신뢰 경영이다.

① 전자동의 폼 템플릿 1개 만들기(필수·선택 분리, 목적·기간 명시). ② 보유기간표 1장 벽부착(주문·A/S·마케팅). ③ 잠금 서랍·라벨·파쇄 일정 세트 구축. ④ 접근권한 2인 한정·비밀번호 분기 교체. ⑤ 처리위탁 문구·CCTV 표지 갱신. 시작 비용은 10만 원대 내외. 장기적으로 보면 고객 신뢰와 분쟁비용 절감이 수익을 만든다.