연말 출결·수납·환불 정리법

요즘 카페 디저트권, 식사 정액권, 예약금 결제가 늘었습니다. 연말엔 사용 못 한 쿠폰·좌석 예약 취소가 몰려 분쟁이 커집니다. 핵심은 돈의 흐름과 이용 기록을 한 장에 붙여 보여주는 겁니다. ‘언제 결제했고, 무엇을 사용했고, 남은 금액이 얼마인지’를 숫자와 사진으로 확인시키면 말다툼이 절반으로 줄어듭니다.

A4 한 장 표에 ①결제일·수단·금액 ②사용일·품목·수량 ③잔액·유효기간을 적으세요. 키오스크·계좌이체 캡처, 종이영수증 사진을 오른쪽에 붙입니다. 표는 손님마다 하나. 손님 앞에서 업데이트하면 신뢰가 쌓입니다. 예) 10만 원 정액권, 8회 사용 후 잔액 2만 원. 이렇게 보이면 환불액 계산이 즉시 끝납니다.

주택가 카페는 연말 2주간 분쟁이 잦았습니다. 사장은 손님별 ‘3분 요약서’를 만들었습니다. 표준 문안+정산표+사진 3세트를 클립으로 묶어 건넸고, 환불 금액은 즉석 계산해 계좌이체로 처리했습니다. 결과: 작년 7건이던 민원이 0건. 서류가 준비되니 손님도 더 따지지 않았습니다. 직원 교육 시간은 30분이면 충분했습니다.

동네 분식집은 ‘당일 환불 불가’를 말로만 알렸습니다. 비 오는 날 대규모 취소가 터지자 손님과 다툼이 반복됐고, 별점이 떨어졌습니다. 교훈은 단순합니다. 규정이 없으면 매번 협상이 됩니다. 문서가 없으면 직원이 흔들립니다. 같은 상황이 또 오면 같은 문제가 반복됩니다.

카운터·예약폼·영수증 하단에 같은 문안을 넣으세요. ①유효기간 ②사용 단위(회/금액) ③취소 시점별 환불 기준 ④잔액 계산 방식. 글은 짧게, 숫자는 굵게. 예) 유효기간 6개월, 당일 취소 전액 환불, 방문 2시간 이내 취소 90%, 이후 사용분 차감 환불. 문안 옆에 ‘동의 서명’ 칸을 두면 분쟁이 확 줄어듭니다.

환불은 길게 끌수록 불만이 커집니다. 남은 금액=입금액−사용액−소모품 실비(동의 받은 항목). 현장에서 3분 안에 계산하고, 계좌이체 영수증을 바로 캡처해 정산표에 붙입니다. 1만 원 이하 잔액은 현금으로 바로 드리면 더 깔끔합니다. 작은 금액을 빠르게 정리하는 게 평판을 지킵니다.

필수 사진은 세 가지입니다. 결제 영수증, 사용 내역 보드·스탬프, 환불 송금 화면. 마지막에 손님 서명을 한 번 더 받습니다. 종이 보관은 월 폴더, 디지털은 ‘연도_월_고객명’로 저장. 분기마다 10건 샘플을 뽑아 셀프 점검하면 미비점을 빨리 고칠 수 있습니다.

숫자로 보여주고, 같은 말을 반복해 붙이면 모호함이 사라집니다. 문안 통일, 표준 계산식, 즉시 송금. 이 세 가지만 지켜도 연말 민원은 대부분 정리됩니다. 중요한 건 꾸준함입니다. 직원이 바뀌어도 같은 방식으로 처리되게 체크리스트를 붙여두세요. 다음 해 연말이 훨씬 편해집니다.