장부 의존의 위험, 비용 새는 이유
배달·온라인 채널이 늘며 수기 장부는 곧 한계에 닿습니다. 같은 거래를 두 번 입력하고, 재고는 엑셀마다 숫자가 달라 분쟁의 씨앗이 됩니다. 장기적으로 보면 ‘사실’이 흩어지면 현금이 샙니다. 오늘은 장부에서 클라우드 회계·재고 자동화로 건너가는 최소 체크리스트를 손에 쥐도록 하겠습니다.
데이터 이전 표준 만들기
데이터 이전은 ‘정리→내보내기→매핑’ 순서로 단순화하세요. 거래처, 품목코드, 계정과목을 하나의 표로 표준화하고 중복·오타를 제거합니다. 기존 장부·POS에서 CSV로 내보내기, SKU 통일, 과거 12개월만 우선 이전하세요. 구글 스프레드시트와 OpenRefine만으로도 충분히 시작할 수 있습니다.
접속 권한과 백업을 즉시 세팅
접속·보안은 비용 없이도 견고하게 만들 수 있습니다. 대표 1명이 마스터, 직원은 역할별 최소권한, 모든 로그인은 2단계 인증을 켭니다. 공유 링크는 만료일을 지정하고, 월 1회 전체 백업을 드라이브/외장디스크에 이중화하세요. 변경 이력과 접속 로그를 주간 점검표에 포함하세요.
월마감 루틴으로 자동화에 힘 싣기
월간 운영은 ‘루틴’이 품질입니다. ① 매일 매출·입금 자동수집(계좌 엑셀 업로드 또는 은행 연동) ② 주간 구매·반품 정리 ③ 월말 재고실사·폐기 기록 ④ 세무사 전달 패키지(손익표·거래명세) 자동 내보내기. 재고실사는 구글폼+무료 바코드 앱으로 현장에서 찍고, 실시간 수량을 동기화하세요.
💡 오늘 바로 실행하기
재고·회계는 복잡한 프로그램보다 ‘보이는 절차’가 먼저입니다. 💡 오늘 바로 실행하기: ① 계정·품목 매핑표 1장 작성 ② 드라이브에 ‘회계/재고/백업’ 폴더 3단계 생성 ③ 모든 계정에 2단계 인증 적용 ④ 월마감 SOP를 1쪽으로 적어 벽에 붙이세요. 오늘이 전환의 첫날입니다.
