연말 간담회로 재등록 올리기

주인공은 서울 주택가 6개 반, 원생 80명의 소형 학원. 작년 겨울 재등록률 57%, 환불·불만 11건으로 힘이 빠졌습니다. 올해는 연말 간담회를 ‘자료 중심’으로 재설계했습니다. 반별 30분, 하루 3타임, 총 2일. 결과는 재등록률 78%, 환불 3건, 소개 등록 9명. 핵심은 말이 아니라 자료였습니다. 점수 추이, 결석 사유, 겨울 계획을 한 장에 모아 누구나 이해하게 만든 것이 전환점이었습니다.

이 학원은 그동안 담임이 말로만 성과를 설명했습니다. ‘잘하고 있다’는 표현은 있었지만, 시험지와 결석 기록이 빠져 의심이 생겼습니다. 몇몇 학부모는 “우리 아이가 어디서 막히는지 모르겠다”고 했고, 학원은 수업력보다 소통에서 점수를 잃었습니다. 보완 없이 할인 제안만 반복하니 협상장이 되었고, 재등록은 미뤄졌습니다. 문제는 커리큘럼이 아니라 근거의 부재였습니다.

원장은 간담회를 ‘3장 자료+20분 질문’으로 정했습니다. ①점수 추이표(최근 6개월, 단원별) ②출결표(결석·지각·보강 기록) ③겨울 학습설계(주별 목표·교재·평가 일정). 말보다 종이가 먼저 나가고, 질문은 끝에 20분. 자료가 앞에 있으니 불필요한 감정 논쟁이 줄었고, 질문도 구체적으로 바뀌었습니다. 기준이 생기자 교사 발언이 일관되고, 학부모도 안심했습니다.

혼잡은 불신을 부릅니다. 엘리베이터 앞 안내, 대기 의자, 입실·퇴실 시간표를 복도에 크게 붙였습니다. 반별 시작 5분 전 입실, 30분 발표, 20분 질문, 5분 마감. 초과 질문은 1:1 예약으로 분리했습니다. 지연이 사라지자 불만이 줄고, 전반 분위기가 차분해졌습니다. 규칙은 안전을 만들고, 안전은 지갑을 엽니다.

성적 비교, 환불, 반 변경 같은 민감한 질문은 현장 티켓에 적어 서면으로 접수했습니다. 간담회 중 공개 논쟁을 막고, 사생활 보호를 지켰습니다. 접수 티켓은 번호로 관리, 당일 18시 이전 회신 원칙. 불필요한 감정 대립이 사라지면서 ‘공정하게 대한다’는 인식이 퍼졌습니다. 분쟁은 시작점에서 잘라내는 것이 최선입니다.

이 학원은 재등록 제안을 발표 중에 하지 않았습니다. 첫째, 점수·출결 근거 제시. 둘째, 겨울 설계 설명. 셋째, 질문 소화. 이 세 가지가 끝난 뒤 재등록서를 배부했습니다. 함께 제공된 것은 수업 캘린더와 ‘결석 보강 규칙’ A4 1장. 조건을 먼저 명확히 하니 가격보다 ‘신뢰’가 앞섰고, 현장 결제 비율이 41%에서 63%로 상승했습니다.

주요 준비물은 다섯 가지입니다. ①6개월 점수 추이표(엑셀 그래프) ②출결 요약(결석사유 포함) ③겨울 주간 계획표 ④동선 안내 팻말(대기·입실·퇴실) ⑤서면 질문 티켓. 2주면 충분합니다. 반별 발표는 같은 템플릿을 쓰고, 발표 전날 교차 리허설을 합니다. 간담회가 끝나면 질문 유형을 분류해 FAQ로 바꾸고, 다음 학기 계약서에 반영합니다. 시스템은 반복에서 완성됩니다.