세무·인사 클라우드 자동화 실전

트렌드는 ‘연동 우선’입니다. POS 매출, 카드 입금, 통장 거래, 배달앱 정산을 클라우드 회계에 API로 묶으면 전표 자동생성률이 70% 이상까지 올라갑니다. 핵심은 품목·부가세 코드·지출카테고리를 초기에 표준화해 재분류를 없애는 것, 그리고 계좌·법인카드 자동수집을 활성화해 수기 입력을 끊는 것입니다.

카페 A는 우유·원두를 거래처별로 구매하지만 전표가 뒤섞여 원가가 튀었습니다. 클라우드 회계에 품목단위 지출규칙을 만들고, 메뉴별 매출을 POS에서 일괄 수집해 ‘재고소진률 대 매출’ 대시보드를 구성하자 마진이 월 4%p 개선됐습니다. 포인트는 납품서 PDFs 자동첨부와 지출한도 알림으로 과다발주를 막은 점입니다.

베이커리 B는 주휴·연장수당 계산이 복잡했습니다. 클라우드 근태앱으로 출퇴근을 스탬프하고, 스케줄표를 급여모듈과 연동하자 결근·대타가 실시간 반영되어 급여초안이 자동 생성됩니다. 4대보험 변동은 알림으로 확인하고 전자서명으로 동의 받아 증빙을 보관했습니다. 급여마감 시간이 6시간에서 40분으로 줄었습니다.

식당 C는 도구만 도입하고 기존 엑셀 정산표를 병행했습니다. 데이터가 이중화되며 오류가 늘고, 누구도 한 소스 오브 트루스를 믿지 않았죠. 해결책은 2주 ‘블랙아웃’ 룰—엑셀 입력을 중단하고, 하루 15분 교육과 체크리스트로 현장 습관을 갈아타게 하는 것입니다. 자동화는 기술이 아니라 운영 규칙의 승부입니다.

선택 기준은 화려한 기능이 아니라 연동 폭입니다. ①POS/배달앱/계좌 자동수집 여부 ②전자세금계산서·현금영수증 매핑 정확도 ③근태→급여→회계 전파 경로 ④국세청·지자체 신고 파일 출력 규격. 후보 3개를 놓고 ‘연동 행렬’을 만들어 우리 가게의 핵심 흐름(매출, 원가, 인건비)이 몇 번의 클릭으로 닫히는지 점수화하세요.

시작은 단순합니다. ①지출카테고리 8~12개로 축소 ②거래처별 부가세 코드 고정 ③법인·개인카드 라우팅 ④배달앱 정산 수수료 분리 ⑤근무유형(정규/파트)과 수당 규칙 ⑥휴가·병가 워크플로 ⑦마감 캘린더. 이 7개 규칙만 잡아도 전표·급여의 대부분이 자동 생성됩니다. 이후 예외 케이스만 룰을 추가하며 정확도를 끌어올리면 됩니다.

부가세·원천세·4대보험은 마감 누락이 비용입니다. 클라우드 도구의 마감 캘린더에 제출일−7/−3/−1일 알림을 걸고, 증빙은 거래 단위로 파일 첨부를 강제하세요. 검토→승인→제출의 3단계 워크플로를 만들면 세무사 커뮤니케이션도 채팅으로 끝납니다. 핵심은 ‘일상 자동화’가 ‘분기 신고’ 품질을 자동으로 끌어올린다는 점입니다.